新形势下人事档案管理创新策略——搭建起标准化与智能化管理体系

新形势下认识档案管理创新举措的创新，要求企业以科学性原则与实用性原则为基础，从管理思路调整、信息化转型、涉密档案管控等角度出发，采取切实可行方法举措，搭建起标准化与智能化管理体系。

PART01
转换人事档案管理思路

企业组织开展人事档案管理过程中，管理人员应当突出合法性、合规性、实用性、安全性等工作要求，设定工作要点，建立台账化管理，确保系列档案综合管理工作稳妥推进。

基于新时期背景下企业人事档案管理需求，管理人员应当明确工作定位，以合法性、合规性、安全性与实用性为要点，整合技术要素、管理要素、人力资源要素，推动综合管理平台有序运转。

具体来看，人事档案作为记录企业日常运行数据的重要媒介，涉及大量敏感信息，这就要求管理人员应当在相关政策法规框架下，严格落实档人事案管理标准，形成档案收集、整理、立卷等工作流程，合法合规做好档案日常管理工作。例如企业以“件”为单位，做好档案装订、分类、排列、编盒等相关工作，形成人事档案管理标准化。

档案管理的目的在于通过档案信息数据科学调用，辅助企业进行决策管理、人事调动等系列工作，确保企业运行成效，消除工作开展中的盲目性，持久发挥企业在行业中的竞争优势。由于企业人事档案中涉及大量敏感信息，日常管理环节应当加强保密力度，避免档案管理不当，造成档案信息泄露，对正常经济生产与生活产生破坏性作用。

PART02
建立信息化人事档案管理体系

为稳步增强企业人事档案管理效能，发挥档案的实用价值，管理人员应当依托现有技术资源，建立健全信息化人事档案管理体系，形成档案共享化平台，实现企业人事档案收集、汇总、分类、整理以及应用的集约化。

借助档案管理基础性工作，在企业内部编制形成合理的档案类目，保证分类结果精准，为后续档案开放以及应用提供便利条件。档案信息化管理体系设立过程中，企业必须要科学计划所引进档案管理的相关硬件和软件设备，在做好相关方面的预算的基础下，对现有技术进行必要的升级，促进互联网+企业人事档案的新模式的实现。

人事档案管理实际上是一项动态性、长效性的工作，要根据员工个人成长和发展的实际，对其人事档案资料进行实时的补充、整理和保管，比如员工获得的成人教育学历、专业技能资格、职称、获得的荣誉称号或者是受到的处分等，甚至是员工的个人身体健康证明等都应当进行相应的人事档案资料管理，这些都需要健全的工作制度。

新形势下企业应当根据实际情况，紧跟社会发展的趋势，对人事档案管理制度进行健全，以相对完善的管理制度从根本上提升企业人事档案管理工作的水平。

首先，要统一人事档案管理中的信息收集标准和渠道，确保企业员工人事档案内容管理的规范性，同时对人事档案管理的方法、管理的流程等进行明确的规定，比如按月、季、年的时间节点，定期对员工人事档案资料进行整理，及时归纳相关的证明材料、荣誉材料等，确保每一位员工人事档案资料的完整。

其次，要杜绝“人档分离”的现象，对于新入职的员工，在办理入职手续时，就要强调人事档案的调动，及时对新员工档案进行管理，对于离职的员工，尽量在离职手续办结之后，及时将其人事档案调至新单位，做到“人到哪，档案跟到哪”。
另外，对于人事档案使用过程中存在的各种问题，要及时反馈给相关领导或者是员工个人，便于补齐相关手续。比如对于有的员工入党材料不全的问题，要在人事档案资料整理过程中及时反馈给员工，让员工及时找齐材料，避免再次产生遗留问题。
通过建立科学的信息化人事档案管理体系，对企业人事档案资料进行合理有效的整理和收集归档，有效实现了共享的时效性。

另外，还可通过借助审核系统，有效对企业人事档案的法律效力进行审核。待审核通过后，企业人事档案再进入数据库进行存储，充分加强了企业人事档案数据的真实性与可靠性。

持续建立健全企业人事档案管理自纠自查工作，与档案管理部门进行沟通，定期开展档案纠察，对表对标，查摆问题，根据档案管理体系中存在的问题与不足，采取相应举措，完善档案管理体系，弥补档案管理漏洞，持续增强档案管理效能。

PART03
提升涉密性档案管理能力

应健全企业人事档案涉密处理机制，采取针对性的举措进行必要的涉密档案管理，避免出现人事档案泄露或者丢失等情况发生。

基于这种目标定位，企业在开展人事涉密档案管理的过程中，需要调整思路，根据上级关于人事涉密档案的处理要求，结合自身的实际，制定相应的人事涉密档案管理机制，通过制度设计，有效规范人事涉密档案管理流程，强化人事涉密档案的管理能力。

例如采取专人负责的方式，建立企业人事档案管理台账，人事涉密档案收发、传阅批示后，采取登记管理的方式，将人事涉密档案单独存储，在保证人事涉密档案安全性的同时，提升其实用性。着眼档案保密级别的不同，设置档案开放时间，确定档案调阅人员的范围，实现保密档案合理化应用。

声明：登载此文出于传递更多信息之目的，并不意味着赞同其观点或证实其描述。文章内容仅供参考，读者据此操作，风险自担。

企业资讯